Office Assistant

Principales responsabilidades del puesto: Atención al cliente y recepción: Recibir llamadas telefónicas, correos electrónicos, atención a clientes y candidatos ya sea de manera presencial o por teléfono. Filtrar llamadas de posibles clientes y posterior transmitir la información de manera efectiva
Asegurar contar con un espacio adecuado para visitas de clientes, juntas, entrevistas presenciales.
Gestión de documentos: Archivar, organizar y mantener la documentación física y digital de la empresa, actualizar los reportes de mensajería día a día
Control de pruebas: enviar y actualizar reportes de pruebas psicométricas utilizadas mes a mes
Gestion de gastos: solicitar facturas y llevar la relación de gastos del mes
Agenda y programación: Ayudar en la gestión de agendas, coordinación de citas y reuniones, y la preparación de materiales necesarios para las mismas.
Programación de viajes: cotizar y comprar vuelos, reserva de hospedajes renta de autos cuando de requiera.
Apoyo administrativo: Realizar tareas administrativas como redacción de correspondencia, fotocopias, escaneos, manejo de correspondencia interna y externa.
Manejo de suministros de oficina: Controlar y ordenar el inventario de suministros de oficina, (papelería, despensa, material de limpieza) para reportar a Facilities las necesidades mes a mes.
Comunicación interna: Facilitar la comunicación entre diferentes áreas de la empresa y asegurar que la información fluya de manera efectiva.
Revisión de desperfectos en las oficinas de manera semanal, para poder reportar a Facilities.
Asegurar el correcto funcionamiento de los equipos de video
Manejo de base de datos: Asegurar que toda la información de llamadas esté registrada dentro del sistema